MY文件的编号和编写格式规定

文 件 名 称：文件编号与编写格式规定 文 件 编 号：MY3—001 版 本 号：A 编 制： 审 批： 日 期：2004/7/5 日 期：2004/7/6

修订记录

页 号 页 版 修 改 内 容 批 准 人 修 改 日 期 1 目的 规范文件规则与编写规定，以求文件格式与风格的统一。 2 范围

适用于本公司所有文件的编号以及程序文件的编写。质量手册、三级文件也可参照此格式编写。

不适用标准、图纸、工艺文件的编号与编写。 3 职责

质量手册由管理者代表负责组织编写；

各职能部门负责编写与职能有关的程序文件、作业指导书、操作规程、管理制

度和相应的记录表格。

办公室负责制定文件编号和附件的表格编号。 4 工作内容 编号方法 MY

顺序号（001、002……） 性质代号（见4. 1. 2） 企业代号

性质代号按表1的规定。

表1性质代号

代 号 1 2 3 4 5 性质 一级文件 二级文件 三级文件 四级文件 外来文件 文件名称 质量手册 程序文件 作业指导书、操作规程、管理制度 表格、报表、记录 标准、上级文件、法律法规等 书写用纸、格式及字体。

文件采用B5的书写用纸。文件和表格等的页边距规格为：上边和左边边距为2厘米，下边和右边边距为厘米。页眉距边界为2厘米，页脚距边界为0厘米。具体格式要求如下：

a. 封面见附件1。

b. 修订记录见附件2。当质量手册或程序文件需修改时使用。 c. 书写用纸见附件3。 d. 表格见附件4。 文件结构

文件按章、条、款、项的结构层次编写。编写程序文件时应按以下规定的章节,依序分章编写，但若因文件主题的不同，遇有章名不适合用时，则在该章名下标示“无”以保留章名。 目的

重点描述编写本文件的目的。 范围

重点描述程序活动所适应的部门、人员或其它可界定的范围，必要时可描述文件

的“不适用” 范围，以清楚界定文件的使用范围。 职责

描述该项活动程序的主要职责部门及配合部门的职责。 工作内容

按活动的逻辑顺序描述活动的细节。重点描述相关人员所进行的工作，将工作可能发生的时机，由谁以某种方式，在何时、何地及何种方法来执行某种特定的工作。必要时可先画出简单的程序流程图。

流程图的符号按以下规定：

表示各阶段性事件或活动的叙述 表示必须做决定、检查或检验的过程

表示事件发生的顺序或方向 相关文件

描述与本文有关的文件编号与名称。

质量记录

描述在本文中所必需的质量记录的编号与名称。 书写格式

项次后空一格书写文字，转行时与项次的文字对齐，项次按以下规定标示和排列：

“1 ………… 2 …………

……………………………………………………………………………………

……………………………… 3 …………………… …………………………

a.…………………………………………………………………………………………………… 页码与装订

封面、附件不编页码。

文件按文件修订记录、文件目录、正文依序编排页码，并指出总页数。 文件按封面、文件修订记录、文件目录、正文与附件的顺序装订。 外来文件

文件编写注意事项

措辞准确，不使用可能引起误解的语言。尽可能使用定量描述的方法，如对时

间的要求等。

编写时做到“该说到的要说到，说到的一定要做到。”不要将不切合实际的要

求写入，一定要注意文件的可操作性。

对已有管理制度中实用的方法可直接引用。引用时应写明引用文件名、编号及

引用条款。 5 相关文件

MY2-001 《文件控制程序》 6 质量记录

无 7 附件 附件1：封面 附件2：修订记录

附件3：书写用纸格式 附件4：记录表格