537/向蒙古杖术监督5年第`期我区行政机关公文处理存在问题及对策姜经典。。王绪管4李强“”,。。公文就是公务文书行政机关的公文是指行政机关在行政管理过程中所形成的具有法定效力和规范体式的公务文书为发的文件也是通知可省去转发文种成文时间大部分公文的成文时间写的是草拟文件的具使国家行政机关公文处理工作规范化、制度化、科学化,提高公文处理工作的效率和公文质量,修订发布了新的《国家行政机关公文处理办法》(以下筒称《办法)从1994年1月1起施行。自治区在转发该办法时又制定了“补充规定”(以下称“补充规定”)。一年多来,我区各级行政机关在宣传贯彻《办法》和“补充规定”方面做了大量的工作,取得了明显的成效,勾文质量和处理工作的效率有了大幅度的提高。但是,目前我区行政机关公文仍存在不少问题,现按照《办法》和“补充规定”,对这些共性问题进行剖析,以引起各单位领导和文秘人员的高度重视,进一步提高行政机关公文处理工作的效率及质量。一、行政机关公文存在问题(一)公文种类有的机关仍把安排、总结、意见等作为公文文种使用;有的将请示和报告合在一起并用,写成请示报告;有的在该用通告的地方,用了公告。《办法》规定:行政机关公文种类主要包括命令(令)、议案、决定、指示、公告、通告、通知、通报、报告、请示、批复、函、会议纪要。(二)公文格式L联合发文。几个单位联合发文,不是把主办机关排列在前,而是把一些综合部门如计委、经贸委、财政厅等机关排列在前。《办法》规定:几个单位联合行文,主办机关应当排列在前。2上报公文。大部分上报公文未标注签发人的姓名。《办法》规定:上报的公文,应当在首页注明签发人的姓名。3公文标题。大部分公文在标题中将发文机关省略;有的公文在标题中只说明内容,没有文种;有的公文在标题中乱用引号等标点符号;有的公文没有标题;还有的公文将转发文件的标题写为“转发《xxx的通知》的通知气《办法》规定:公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容,一般应标明发文机关并准确标明公文种类,标题中除法规、规章名称加书名号外,一般不用标点符号“补充规定”:转发上级或同级机关文件时,如被转体时间,这样从形式上延长了公文到达受文单位的时间。《办法》规定:成文时间以领导人签发的日期为准,联合行文以最后签发机关领导人的签发日期为准。5公文主题词。盟市、厅局以下机关大部分公文未标注主题词。《办法》规定:文件应当标注主题词,上报的公文,应当按上级机关的要求标注主题词。6公文装订。不少机关将公文从上边装订,既不符合公文装订要求,也不便于受文单位文件传阅,《办法》规定:公文用纸61开型,左侧装订。(三)行文规财1上行文。存在问题较多的是请示:一文多事、多头主送现象依然存在;有的将“请示”夹带在报告当中;无特殊情况越级请示经常出现;将“请示”直接送领导个人的现象也较普遍。《办法》规定:“请示”应当一事一文,一般只写一个主送机关,如需送其他机关,应当用抄送形式,但不得同时抄送下级机关。除领导者交办的事项外“请示”不得直接送领导者个人。“报告”不得夹带请示事项。各级行政机关一般不得越级请示,因特殊情况必须越级请示时,应当抄送被越过的上级机关。2平行文。向同级有关主管部门请求批准事项本应用函,但一些机关习惯于用请示,认为用请示是对被请示机关的尊重。《办法》规定:函适用于不相隶属机关之间相互商洽工作、询间和答复问题;也适用于向有关主管部门请求批准等。3下行文。向下级机关发送的重要文件,有的不抄报直接上级机关;一些部门在业务工作上没有和有关部门协商一致的情况下,擅自向下行文现象依然存在,使受文单位无所适从。《办法》规定:向下级机关的重要行文,应当同时抄送直接上级机关;部门之间对有关问题未经协商一致,不得各自向下行文,如擅自行文上级有关机关有权责令纠正或撤销。(四)公文办理1收文。这方面存在间题较多的是公文的承办和催办:公文批示到承办单位后,不能及时办理再加催办不及时,公文被延.13N一T内萦古杖术监专,年第:,,,。4,期误的现象时有发生有的承办单位拿到公文后本不属自已办理的公文但也不退文秘部门再加催办没有跟上直到公文被延误才知道公文没有办理《办法觑定承办单位应当抓紧办理、。,。。,,,《办法》规定审批公文主批人应当明确签署意见并写上姓名和审批时间其他审批人圈阅应当视为同意。,:,8)校对这方面虽然《(办法》没有规定但存在的间题也较不得延误推姿对不属于本单位职权范围或者不适宜由本单位办理的应迅速退回交办的文秘部门并说明理由送领导人批示催办查办做或者交办有关部门办理的公文文秘部门要负责到紧急公文跟踪催办查办重要公文重点催办查办、,、,,、,多因编制少等原因各单位没有专职固定校对人员谁起草文文有时会在件谁负责校对印刷装订即使是底稿没有问题的公校对印装时出现一些问题、。,,:,,一般公文二提高行政机关公文处理工作效率和质量的对策定期催办、查办。2发文1()引用公文。引用公文先引发文字号,后引公文标题现象较普遍。《办法》规定:引用公文应当先引标题,后引发文字号。(2)使用计量单位。在不少公文中仍使用非法定计量单位,如在统计农业产量时,一些人喜欢用非法定计量单位“斤”,认为这个数字念起来比法定计量单位“公斤”大。《办法》规定:必须使用法定计量单位。3()用词用字。一些公文用词不规范,乱用简称随处可见。在公文中,将“内蒙古”简写为“内蒙”的事例并不罕见;在同一公文中多次提到某一机关时,有的用全称,有的用简称,而且用不同的简称。《办法》规定:用词用字规范。文内使用简称,一般应先用全称,并注明简称。(4)使用数字。在公文中不分情况都用汉字,如“一九九五年”;有的将年份简写为“九五年”或“95年”;有的将“2Q%一03%”简写为“ZQ~30%”;还有的将一组数字分成两行书写。《办法》规定:公文中的数字,除成文时间、部分结构层次序数词和词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须用汉字外,应当使用阿拉伯数码。(5)用笔用墨。用油笔起草或修改公文较普遍,也有个别人用铅笔修改文件,而且将修改意见写在装订线的左侧。《办法》规定:草拟、修改和签批公文用笔用墨必须符合存档要求,不得在文稿装订线外书写;“补充规定”:公文的起草、修改、审批、签发,一律用钢笔或毛笔。(6)审核。一些部门公文草拟出后,不是先送办公室审核,而是先送领导签发,最后才送办公室审核。《办法》规定:公文送领导人签发之前,应当由(室)进行审核。审核的重点是:是否需要行文,是否符合国家的法律、法规和方针、及有关规定,是否与有关部门、地区协商、会签,文字表述、文种使用、公文格式等是否符合本办法的有关规定。7()签发。一些部门的文件草拟出后,未经办公室审核,即送领导人签发,使文件生效,文秘人员发现问题已不好改动;领导人在签发时只写姓或姓名,未标明意见,有的还不写签发日期。14(一)学习《办法》,提高认识行政机关公文是做好各项行政工作的重要工具,而《办法》又是做好公文处理工作的基本依据。各级办公部门要认真宣贯《办法》和自治区关于公文处理工作的两次通知以及委办厅局办公室主任会议精神,不仅让各级文秘人员熟练掌握运用《办法》的各项具体规定,而且让各级领导和有关涉文人员也知道《办法》和有关规定,以提高各级领导和干部职工搞好公文处理工作重要性的认识,增强紧迫感和责任感。各级领导要高度重视公文处理工作,加强对该项工作的领导,各级办公部门要把公文处理工作列入议事日程,认真履行职责,提高公文处理工作的效率和质量。不二)加强培训,提高素质办文人员的素质如何,对提高公文处理工作的效率和质量至关重要。当前,公文运行中存在的一系列问题,究其原因,公文处理工作人员素质不高是一个重要因素。要通过自学、轮训、函授、以会代训等多种方式,尽快提高办文人员的素质,使办文人员熟悉《办法》等有关规定,为提高行政机关公文处理工作效率和质量打下基础。(三)健全制度,明确责任各部门要联系本部门公文处理工作的实际,对照《办法》,查找本部门在公文处霹工作中的漏洞和差距,制定有效的改进措施,健全包括收文、传阅、拟文、审核、签发、督查在内的各项规章制度,明确工作责任,确定文秘主管部门,配备专职文秘人员,严格按规定办事。(四)严格要求,狠抓落实提高行政机关公文处理工作的效率和质量,关键是各部门要把结合本部门制定的各项规章制度全面实施,把《办法》的各条规定落到实处。今后,各部门再不能有任何变通或过渡性的公文处理办法。对不符合《办法》的公文该退回原承办单位的,应退回去重新办理,不能有任何迁就。上级办公部门应该定期通报公文办理情况,该表扬的表扬,该通报批评的批评,以促进《办法》的落实。
