浅析机关公文流转中的问题与对策

浅析机关公文流转中的问题与对策

作者：苏武荣

来源：《办公室业务》2016年第02期

【摘要】本文结合工作实际，论述了当前机关公文流转中存在的主要问题，提出加强公文流转工作的对策。

【关键词】机关公文流转；问题；对策

公文是党政机关实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书。公文流转工作是机关经常性的基础工作，是提升机关服务水平的重要环节，也是作为机关转作风、优服务的一项重要内容。公文流转工作质量好坏、效率高低，直接关系到机关工作的质量和效率，也直接影响到机关的形象和权威性。 一、当前公文流转中存在的主要问题

（一）收文管理不到位。有的收文没有统一登记，对公文去向没有跟踪；有的分办不及时，特别是对带有限时性的紧急公文，不能第一时间送达领导和经办部门；有的拟办意见不到位，致使公文流转出现问题；有的不能按时限办理公文，造成公文延压、漏办。

（二）公文办理不落实。对一些需要贯彻落实的公文，有的只重部署，不管落实。一方面，没有及时出台配套的措施，只是层层转发文件，存在“以文件贯彻文件”的现象；另一方面，即使分解任务，也没有督办落实，存在纸上谈兵、一纸空文现象。

（三）公文报送不规范。一些单位领导往往喜欢绕过主送机关文秘部门，直接将公文报送领导个人，甚至同时报送多位领导，领导多次收到同一公文，造成公文脱离正常流转渠道“体外循环”，形成“倒流文”和“账外文”，这样既牵扯领导精力，又容易造成领导间重复批示、交叉批示、批示意见不一致等问题，影响正常工作秩序，增加了公文处理的难度，降低了办文的效率，也很容易造成工作被动，甚至出现矛盾。

（四）公文质量不高。有的公文主题不明确，层次、条理不清；有的公文照抄照转、内容空乏；有的公文冗长繁杂，真正管用、有用的内容不多；有的公文不规范，“请示”“报告”不分，上行文没有标注签发人，甚至连格式体例都有问题。 二、加强公文流转工作的对策

（一）加强收文初审，把好公文入口关。要坚持一个统一的收文入口，由专人负责签收、登记，建立收文台账，避免公文“体外循环”，才能保证公文流转的每个环节都有据可查，才能

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落实办文时限和责任，提高办文效率。同时，公文在进入流转程序前就经过严格的初审，为提高公文流转效率和质量奠定基础。

初审是收文机关对同级或下级机关来文内容、格式等进行审核，决定是否接受办理的关键环节。初审的重点是：来文是否应当由本机关办理，是否为本机关职权范围的事务；是否符合行文规则，如是否越权行文；文种、格式是否符合要求，如上行文是否正确标注“签发人”；涉及其他地区或部门职权范围内的事项是否已经协商、会签等。初审不符合规定的公文，要及时退回来文单位并附“退文单”注明理由。

（二）规范公文签批程序，严格公文流转时限。文秘部门负责人应对来文提出明确的拟办意见，各业务部门要严格按照规定程序和工作时限办理公文，不拖压、不误办、不漏办。对领导批示或交办的急件，坚持急件急办，特事特办，专人催办；对一般公文办理事项，收文当日内提出拟办意见送有关领导阅批，紧急公文和重要事项应随收随办；对上级交办件，要及时报领导，同时第一时间落到经办部门。

（三）推行公文办理提醒，急件分类管理。根据公文的类别和紧急程度，将文件夹分为红色、蓝色、绿色等不同颜色，对收到的公文进行分类，红色为急件，蓝色为一般阅批件，绿色为传阅件。将内容相似或者有内在联系的公文归类阅批，使用不同文件夹，不仅可以提醒领导及时签批，也便于领导比较权衡，有利于提高公文拟办和签批的效率。

对急需领导签批的公文，还可采取加贴特急件提醒条、加盖特急件标注章等方式，并适时提醒领导及时签批；遇领导外出，可采取电话汇报、手机短信或电子邮件等方式向相关领导请示；每天将各分管领导未按时签批完毕的公文进行统计汇总，统一印制公文签批提醒单，向分管领导汇报。

（四）实行办文跟踪督办，重要公文重点催办。严格公文办理登记，由专人传递公文，并详细登记公文传阅人、送出、收回时间等，及时跟踪办理，随时掌握公文的去向和流程。对领导因公外出无法在规定时限内办结的公文，转送其他领导先行审阅；对一般性公文可实行多张发文笺同时送相关领导审签。

对于涉及重大决策、重要工作部署及领导重点批示的公文进行督办。对于涉及重大事项及大型活动的公文，要及时与相关部门领导沟通、协调，并及时向领导反馈，随时跟踪公文办理的进展情况。加大督促落实力度，公文发到哪里，就要督查到哪里，跟踪督促各单位贯彻落实情况，推动各项工作的落实，确保件件有着落、结果有反馈。

（五）规范报送公文，不直送领导个人。请示、报告应严格区分，向上级机关请求指示、批准的事项，应当用“请示”，不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项，更不能以“简报”“呈阅件”等形式请示问题。请示应当一文一事。

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除上级机关领导明确交办的个别事项要报送其本人和其他确需直接报送的外，上行公文应当以行文机关的名义报上级机关，由上级机关的文秘部门按程序办理。特别要注意的是，落实上级机关领导批示办理情况的报告，不属于直接交办的范畴。 （下转第120页） （上接第21页）

（六） 逐级报送公文，不越级报送。行文关系应当以隶属关系和职权范围为依据，一般不得越级报送公文。越级报送公文，一方面扰乱了正常的工作秩序，增加了上级机关的负担；另一方面不利于发挥各级机关应有的职能作用。如遇有重大突发性事件，按照逐级行文的方式不利于重大突发性事件处理的，从实际工作出发，可采取越级报送，同时，要抄送被越过的机关。

（七）把好文稿审核关，确保公文质量。公文文稿审核的基本要求包括：内容上，观点客观鲜明、材料充分有力；形式上，文种选用正确、格式符合规范；文字上，字词准确精练、语法严谨规范；程序上，严格遵循流程、沟通协调到位。

审核的重点是：一是把好发文关：行文理由是否充分，行文依据是否准确；二是把好政治关：是否符合党的路线方针，是否符合国家法律法规，是否完整准确体现发文机关意图，所提措施和办法是否可行；三是把好内容关：观点是否鲜明，材料是否准确，结构是否合理；四是把好文字关：字词使用是否规范，标点符号使用是否规范，人名、地名、时间、数字、段落顺序、引文等是否准确规范；五是把好体式关：文种选用是否正确、格式标准是否规范，是否符合行文规则。

（八）利用信息化手段，提高公文处理效率。大力推行公文无纸化传输，建立电子公文网络传输体系，实现网络传输横纵、内外畅通，跨地区、跨部门公文传输、会签及数据交换，加速公文流转。

加快电子政务系统建设与应用，实现机关内部公文流转电子化管理，优化网上办文流程，在确保安全保密的条件下，以电子公文的形式在网上进行传递，实现公文的实时传送、传阅和办理，减少办文环节，提高办文效率。