程序文件 标题： 文件和资料控制程序 文件编号：QP-0202 版 号：A/0 页 码：1/4 一、目的 对与工厂质保能力有关的文件及资料进行控制，确保各有关场所使用文件的版本是有效的。 二、适用范围 适用于质量保证能力要求有关的文件和资料的控制。 三、职责 3.1总经理负责《质量手册》的签发。 3.2质量负责人负责《质量手册》的审核；程序文件的签发。 3.3办公室文件管理员负责受控文件的编号、登记、发放和管理。 3.4各部门主管负责本部门文件的审核。 3.5质量负责人负责各部门文件的批准。 3.6各部门负责本部门文件的管理。 四、工作程序 4.1新文件的登记 4.1.1文件编制者从部门文件管理员处取得文件号。 4.1.2文件管理员对新文件进行编号，并填写“受控文件登记表”记录文件标题及文件号，同时应取得文件发放的部门及数量等。 4.2文件的编写 4.2.1质量手册和程序文件由质量负责人组织编写。 4.2.2技质部负责组织相关部门编写技术文件，包括产品标准、技术图纸、工艺文件、采购规范、工序规范、测试检验要求等。 4.2.3其它管理文件由相关部门组织编写。 4.3文件的审批 4.3.1质量手册由质量负责人审核、总经理批准。程序文件由部门主管编制，指定人员审核、质量负责人批准。 4.3.2技术文件、检验方法标准及检验规范由技质部人员编制，由主·9· 程序文件 标题： 文件和资料控制程序 文件编号：QP-0202 版 号：A/0 页 码：2/4 管或其指定人员审核、质量负责人批准。 4.3.3其它部门级管理文件由相关部门负责人审核、质量负责人批准。 4.3.4公司级管理文件由总经理或其指定人员批准。 4.4文件的收发 4.4.1受控文件在提交给文件管理员前须对文件进行以下确认： a.是否进行有效的批准； b.标题、文件号、版本号、页数是否完整； 如有不完整的情况时，退回编写人进行修正。 4.4.2各部门文件管理员将文件提交给文件管理员，文件管理员应确认文件是否有效及完整性。 4.4.3文件管理员根据“受控文件登记表”的总份数进行复印，在复印文件上加盖“受控文件”印章。 4.4.4文件管理员把文件分发给有关部门，收件部门在“受控文件收发记录”上签收。 4.4.5受控文件的原稿存放在办公室文件管理员处。 4.4.6当需使用文件的人员未领到文件时，不得随意借用其他人的文件复印，应填写“文件领用申请表”，经部门负责人及此文件的签发人或质量负责人批准后，到办公室办理领用手续。公司内不得使用未加盖“受控文件”印章的复印件，一经发现，由文控中心收回，并追究其责任。 4.4.7外发文件必须由质量负责人或以上人员批准方可发外。 4.5文件的以旧换新 4.5.1当文件使用部门由于正常使用文件而造成文件的损坏需更换时，由文件使用部门用损坏的旧文件到办公室换新文件。 4.5.2以旧换新的管理员要做好登记，并注明原因。旧文件作废，新文件的分发编号和原分发编号相同。 ·10· 程序文件 标题： 文件和资料控制程序 文件编号：QP-0202 版 号：A/0 页 码：3/4 4.6文件的更改 4.6.1文件需更改时，应由文件更改提出人或文件更改提出部门的负责人填写“文件更改申请单”说明更改原因。 4.6.2文件更改的审批应由原审核、批准人进行，当原审批人不在职时可由接替其岗位的人员审批。 4.6.3文件更改批准后，由办公室文件管理员实施更改，更改后按“受控文件收发记录”的名单发放修改后的文件，同时收回作废的旧文件。 4.7文件的换版 文件经多次更改（修改状态从0到9时）或文件需进行大幅度修改时应进行换版。原版次文件作废。 4.8文件的作废、销毁 作废的文件由文件管理员按“受控文件收发记录”收回并记录，作废文件由办公室负责统一销毁。需作资料保留的作废文件由办公室文件管理负责人批准后，标识“保留资料”、“作废文件”标记可留档。 4.9 4.10 文件的管理 办公室文件管理员负责在每次内部质量审核前全面检查各类在用文件的有效性，核查各使用者手中的文件，发现问题及时处理。 外部文件的控制 放。文件的发放管理参照4.4条和4.7条执行。 4.10.2 文件管理员应随时到有关部门核查所使用的国际标准、国家标准、部颁标准、行业标准等外部文件是否有效版本，及时更换过期文件。 4.10.3 文件管理员对发放到企业外部的受控文件（如发放到外协厂的加工图纸、技术规范等）进行发放登记及更改、作废的控制。 4.11 获证产品档案的建立和管理 4.11.1 文件管理员负责制定获证产品档案的清单，清单内容至少包括证书、检 ·11· 4.10.1 直接引用的各类外部文件，由质量负责人批准后交由文控中心登记发 程序文件 标题： 文件和资料控制程序 文件编号：QP-0202 版 号：A/0 页 码：4/4 测报告、初次/年度监督工厂检查报告、产品变更/扩展批准资料、年度监督检查抽样检测报告、印刷模压批准证书及CCC或CQC标志购买机打表格等（原件或复印件）。 4.11.2 其它各部门应配合文件管理员提供相关资料(原件或复印件)，保证获证产品档案资料的完整性 5 6 6.1 6.2 6.3 6.4 支持性文件 记录 受控文件登记表 受控文件收发记录 文件领用申请表 文件更改申请单 《质量记录控制程序》