ERP系统中对供应商供货信息维护的规范
文档密级：内部公开
在ERP系统中对供应商供货信息维护的规范
1. 概述
1.1、背景：2016年年底公司高层就ERP中设定开关来控制物料采购成熟度进行过讨论，并达成了需要设定的共识。通过2017年上半年的技术研究，于当年7月在ERP中实现了对此开关的控制，并详细讨论了业务实施方案。本规范就是在此基础上而形成的。
1.2、概述：
✓ “允许订货”开关的控制是从ERP（我司为K3-wise系统）启用“采购管理>供应商供货信息
维护”模块功能，通过对ERP作了必要的二次开发而实现的；
✓ 此规范细述了“系统界面、维护阶段的定义、开关状态的定义及状态描述、各维护角色定义
及权限、需维护的物料类别等”内容，让此规范起到指导&约束各维护角色操作“允许订货”的开关，起到从ERP系统上对物料可采购的成熟度进行控制；同时，可通过开关作用，让交付各接口（包括交管、PC、MC、采购）能通过交付主线从ERP系统上倒逼技术质量认证方（项目、DQE等）要契合各节点进度满足交付；且可让技术质量认证方真正从ERP系统上参与到签样认证、质量处理、风险防范及交付保障上来；
✓ 此规范是以“物料料号+供方”作为技术质量认证最小单元，是通过此单元控制开关状态，
从而控制可采购成熟度。
2. 目的
此规范是通过对“允许订货”开关的及时操作而有效控制物料可采购成熟度；同时抓关键物料，抓风险物料，达到既可有效控制，又不会对各交付链及各技术质量认证链上的同事增加太多的无谓工作量。从而实现了2个目的：一是有效控制；二是有效实施：分层分级，接地气，可落地。
3. 术语
名称 技术质量认证最小单元 定义 “物料料号+供方”即为认证最小单元，不是以客户产品项目为认证节点，产品项目仅可作为参考。举例：若项目已量产，而某物料的某家供应商作为新导入，这种情况下的最小单元依然属于未量产阶段。 1、对物料状态进行“确认和证明”其符合某个物料开关状态，并在ERP中以相应参数对状技术质量认证 态进行符合性的设定，这个动作在ERP运作中就叫技术质量认证。 2、拥有此权限只有“项目工程师”和“DQE”。 物料 在本规范中，物料的定义指的是所有产品的通称包括成品、半成品、辅料、辅材等。 1、是采购物料能够交付的程度，达到“稳定交付”时，我们就认可成熟度是足够的。 2、很多情况下，规格实现都没达到时，就把物料的订单下出去了，这不单不能及时到付，还会造成相应的错觉：出现供方技术攻关意识薄弱，出现我司计划排产及向客户承诺的不可采购成熟度 严谨，从而影响客户对我司的满意度 注：定制类产品在交付上有4个阶段：“规格实现”-“可交付”-“稳定交付”-“海量交付”。 试产 限量 2021-07-23
采购物料在签样认证前采用的“开关状态”，参数是按“次”进行控制。详细可见后述的“维护指引规则”中对试产的说明。 分为2种：
第1页, 共7页
ERP系统中对供应商供货信息维护的规范
文档密级：内部公开
1、对技术质量认证最小单元在签样后为验证其供应达到稳定状态而给其限定订单数量；（包括首次签样和EC签样） 2、出现严重质量问题先对技术质量认证最小单元关闭“允许订货”开关后，供方经过必要的质量整改达到可交付合格物料时，为验证其能稳定解决质量问题而限定的数量。 量产 以技术质量认证最小单元作为量产判断，针对可采购成熟度足够的物料（稳定交付），在允许订货开关打开时，对其不限次数、时间、批量的开关状态。一般发生在，限量后未出现相应质量问题及交付问题，即可把状态维护成量产，否则要继续进行限量或关闭。 针对出现如下状况的技术质量认证最小单元而实施的开关状态：将K3 ERP“供应商供货信息维护 ”“允许订货”取消勾选。 1、对不可交付的； 2、出现严重质量问题，达到品质部要求的批量隔离标准； 3、在规格实现上出现状况，无法满足签样标准的； 4、客户对规格采取变更时，对所有涉及的物料采取关闭状态。 指技术质量认证最小单元在量产开关状态下，因客户的规格变更或我司内部优化导致采购的物料要相应的变更，这种变更就是量产后的EC 具有新增权限人员（现为采购），在K3 ERP的“供应商供货信息维护 ”模块下使用此“新增”按键，来新增供货信息操作；其新增只能维护“供应商”和“物料代码”，其余由修改权限人员进行。 具有修改权限人员（现为项目工程师和DQE），在K3 ERP的“供应商供货信息维护 ”模块下使用此“修改”按键，来补充供货信息操作；其补充只能在“供应商+物料代码”下，对“允许订货”开关及相应状态按规则进行维护操作。 关闭 量产后的EC 新增 修改
4. 内容
4.1、适用范围及扩展规则：
如下物料类别是需要在“采购管理>供应商供货信息维护”模块功能对“允许订货”开关及
相应状态按规则进行控制的，未提及的则不需要。
产品大分类及编号 产品细分类及编号 注塑Insert五金类 辅料类 小五金&非金属类(除钢片外) 非金属板材 1 面漆 油漆类 油墨系列 半成2 结构外协件 35 14
备注 冲压钢片、压铸件等 五金、镜片、双色塑胶小件、螺丝螺母等 板材（如亚克力、PC、PET等） 纳入的理由 “交付&质量”的关键及高风险物料 22 23 质量的关键及高风险物料 原材料 24 质量的关键及高风险物料 1、质量&环保的关键及高风险物料。 2、任何产品喷涂的油漆都是成套的，而面漆又是每款油漆必备的，为减少工作量只控制面漆来达到相应控制。 油墨一般为印刷客户LOGO的，且其具有环保高风险属性，因此属于质量&环保的关键及高风险物料。 33 真镀、电镀、水镀、“交付&质量”的关键及高风险物料 第2页, 共7页
2021-07-23
ERP系统中对供应商供货信息维护的规范
文档密级：内部公开
品 件 结构件 导电漆、焊焬等无法自产类 外协件 14 “交付&质量”的关键及高风险物料 成品 3 扩展规则：针对今后需要增加纳入其它物料类别进行控制的，可由申请部门召集涉及到的部
门进行跨部门的讨论；OK后，申请部门提出申请并附上讨论OK证据，由资讯部受理&纳入即可。
4.2、如何进入“采购管理>供应商供货信息维护”模块的维护界面并进行相应的操作：
步骤简述 1、设定人员权限 附件（详细内容） 资讯部给特定人员打开“新增及修改”权限： 1、新增：采购 2、修改：项目工程师、DQE 若实际与规范不相符时，发现人提报给资讯部，由资讯部进行更正。 1、研发部提供转量产“最新版BOM表和新增物料清单纸档”给采购； 2、数据资料来源 2、采购接到资料后，于2个工作日内完成供应商供货信息的维护； 3、采购把供货信息维护完成后，在物料清单纸档签字并确认，归还到研发部，并由研发部继续后续维护。 1、一般在物料料号初步圈定供应商后，采购就要及时进入界面进行新增操作； 2、若新增操作不及时或不维护，在操作“采购订单”时，系统会跳出警告信息：“第X项物料，供应商供货信息尚未维护(采购中心)或限制下单(量产前及EC由项目人员维护、其它为DQE维护)，请酌情与相关单位联系解决！” 1、项目或DQE根据下述“维护指引规则”对物料的最小认证单元进行相应的修改。 2、修改的原则：及时、有效、坚持以正确的物料开关状态进行维护。 不允许未达到相应开关状态标准时，而违规进行相应维护；否则，发现人员可提请管理中心按公司员工手册要求的，给予当责人至少小过处理，造成相应损失的，管理中心联系发现人及相应部门综合评定，按如下损失进行： ▪ 若低于5000RMB的，当责人及其主管要各承担1%费用转嫁； ▪ 高于5000RMB~20000RMB，当责人及其主管要各承担100元费用转嫁； ▪ 超出2万RMB，当责人及其主管要至少各承担200元费用转嫁，同时酌情按实际状况参照国家法律法规及公司其它文件处理； ▪ 情节特别严重的，按相应国家法律法规及公司其它文件处理。 1、采购中心在操作“采购订单”时，若系统跳出警告信息：“第X项物料，供应商供货信息尚未维护(采购中心)或限制下单(量产前及EC由项目人员维护、其它为DQE维护)，请酌情与相关单位联系解决！”时，先自检是否有“供应商+物料代码”信息，再跟催相应部门修改相应的正确的开关状态； 2、相应部门收到采购信息后，要基于“正确的物料开关状态”及时
3、进入维护界面-新建 4、进入维护界面-修改 5、异常时如何处理？ 2021-07-23
第3页, 共7页
ERP系统中对供应商供货信息维护的规范
文档密级：内部公开
反馈给采购和计划。物料开关状态：“试产-限量-量产-关闭”。 3、同时相应部门要及时处理实际问题，让物料开关状态尽快成为“量产”状态。 4、只要开关不在量产状态，物料交付出现担责时，根据下述“维护指引规则”而对应的维护角色要承担主责。 1、公司生产计划在下达PR后，由采购反馈物料到付时间，有些是因物料开关状态是不能下单的或限制下单的，要一并反馈出来给到计划部门、项目、DQE； 2、项目&DQE得到“不能下单的或限制下单的”信息后，要给出明确的维护“量产或限量”的时间点于计划和采购；基于此时间点，采购再把具体“物料到付时间点”反馈给计划部门。 6、交付的快速响应 3、若项目&DQE不能及时给出明确的维护量产或限量的时间点，或给出的时间点太晚会影响到交付时，采购要及时反馈给计划部门、项目、DQE；同时采购和计划部门作为跟催主担当，共同努力，不停地跟催和升级，直到双方接受的时间点并在资料维护完成后，采购再向计划部门回复明确的采购回料计划。 4、通过如上的“前推后逼”的策略，就可把把整个交付事项通过ERP系统串起来，加快物料交付效率，加快问题解决的效率。
4.3、维护指引规则：以技术质量认证最小单元作为物料开关判断，项目节点仅作为必要判断，不
是充分判断。如项目未量产，则本文的最小单元肯定未量产；但项目已量产，本文的最小单元不一定具备量产，具体参照本文“技术质量认证最小单元”和“量产”术语的解释。
界面图示：下图为需维护的7个字段，其余字段不用进行，维持系统默认即可。
权限 阶段 开关状态 维护字段-新增时 供应商代物料代码允许订货
订货次数字段-修改时 试用批量描述 生效日期⑥ 失效日期⑦ 第4页, 共7页
2021-07-23
ERP系统中对供应商供货信息维护的规范
文档密级：内部公开
角色 新增 采购 码① ② ③ ④ ⑤ 供方代码 物料代码 无权限 无权限 无权限 无权限 无权限 只需要维护①和②即可。 用于签样前： 1、允许下订单，限仅可下1次订单，不限数试产 项目 无权限 无权限 √ 1 0 YYYY-MM-DD YYYY-MM-DD 量。 2、生/失效日期可以管控可用期限； 3、具体可参照前文对“试产”术语的解释。 用于签样后到量产前，量产前 限量 项目 无权限 无权限 √ 0 5K YYYY-MM-DD 参照前文对限量的解释： 允许下订单，不限下单YYYY-MM-DD 次数，限累计量不可超5K。生/失效日期可以管控可用期限。若5K后依然存在问题，可加大限量。 达到稳定交付时，参照量修改 产 项目 无权限 无权限 √ 0 0 默认为默认前文对量产的解释： 次数，不限下单数量。 -1900-01-01 9999-12-31 允许下订单，不限下单关闭 DQE 无权限 无权限 X 0 0 默认为默认不允许下订单。参照前-1900-01-01 9999-12-31 文对关闭的解释。 允许下订单，不限下单量产后质量问题维护 量DQE 产 无权限 无权限 默认为默认限DQE 量 无权限 无权限 √ 0 5K YYYY-MM-DD YYYY-MM-DD 次数，限累计量不可超5K。生/失效日期可以管控可用期限。若5K后依然存在问题，可加大限量。 允许下订单，不限下单√ 0 0 -1900-01-01 9999-12-31 次数，不限下单数量 不允许下订单。关闭责任人为项目，若项目未关量产后EC 限量 2021-07-23
闭 项目 DQE 无权限 无权限 X 0 0 默认为默认及时关闭，DQE有权利关闭造成损失，由项目承担责任。 -1900-01-01 9999-12-31 实施关闭；若因未及时项目 无权限 无权限
√ 0 5K YYYY-MM-DD YYYY-MM-DD 参照“量产前”限量这一行的描述。。 第5页, 共7页
ERP系统中对供应商供货信息维护的规范
文档密级：内部公开
默认参照“量产前”量产这量产 项目 无权限 无权限 √ 0 0 默认为-1900-01-01 9999-12-31 一行的描述。 注：上表限量5K-就是给公司的一个常规限量参考标准值，在实际运用过程中若认为数量较多或较少，可酌情进行
2021-07-23
第6页, 共7页
ERP系统中对供应商供货信息维护的规范
文档密级：内部公开
2021-07-23
第7页, 共7页
因篇幅问题不能全部显示，请点此查看更多更全内容