公文

行政机关的公文，是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。

按照目前通行的分类方法，划分为13种：命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函及会议纪要。

第一节 通 知

一、一般性通知

部署工作性通知; 贯彻指示性通知; 制定政策性通知; 机构区划调整类通知; 会议（举办培训班）通知. 二、批转印发类通知 (一)批转类通知

【批转报告范文】 【批转意见范文】 【批转请示范文】 (二)转发类通知 【转发意见范文】 ＃说明:

(1)转发类通知与批转类通知不同，可以转发上级机关、同级机关或不相隶属机关的公文。常见的形式有两种：一是职能部门转发上级业务部门的公文；二是综合部门代上级机关以转发的形式批转下级机关的意见等。

(2)转发类通知最常见的形式是党委、政府的办公厅(室)转发部门的意见等。这一类通知往往是由于意见内容涉及面小，在全局工作中位置不那么突出而又必须经党委、政府批准、认可，因而采取变通办法以党委、政府办公厅(室)名义代党委、政府转发，行文中加“业经×××同意”字样，其行文要点与批转相同。 (3)从原则上讲，办公厅(室)代党委、政府转发的公文，应仅限于部门的“意见”。部门的“报告”、 “请示”，不宜转发.

(4)上级业务部门或不相隶属机关的公文涉及本机关工作，需要本单位执行贯彻落实事项，以转发的形式通知，表明本机关的态度观点。这种情况主要见于转发上级业务部门的有关规定。 (三)印发类通知

【印发规划纲要范文】 ＃说明:

(1)印发类通知的范围比较广，形式灵活，不像批转类通知那样规范。凡机关团体、企事业单位认为可以印发的公文、文字材料，都可发印发通知。

(2)通用规范性公文中常见的印发通知有印发法规，印发不能单独行文生效的类规章性公文，印发工作意见、工作要点、实施方案、计划、规划、纲要、宣传提纲、会议纪要、领导讲话、谈话要点以及其他需要以本机关名义印发的不相隶属机关的公文。

(3)被印发类公文的时效有时不受印发通知的限制，这一点与批转转发类公文不同。如法规经按规定程序通过、见报，即具效力，不受印发通知时间的限制。而批转类通知的被批转的公文以批转通知的时间为准生效。 三、通知的写作格式要点综述

1、通知是下行文，制发主体应是受文单位的上级机关或主管单位，且受文单位与制发机关一般应有直接或间接的隶属关系。 2、通知应抬头，有明确的受文单位。下发的通知需要报上级机关的用抄报，不相隶属的相关单位用抄送。

3、通知可联合行文，联合行文的受文单位包括联合单位的所有直接、间接隶属单位，有时也可用各有关单位来代替。联合行文主办单位排在首位，使用主办单位一家文号。

4、通知的标题，一般包括制发机关、内容和文种。特别需要说明的是关于批转类和贯彻上级指示类通知的标题的写法。

比如省政府要对《国务院批转卫生部、农业部关于改革和加强农村医疗卫生工作的意见的通知》制定贯彻意见，下发通知，按照通常的做法，通知的标题有三种写法：第一种写法是照搬上级做法，标题可以是《××省人民政府批转省卫生厅、省农业厅关于贯彻<国务院批转卫生部、农业部关于改革和加强农村医疗卫生工作的意见的通知>的意见的通知》。第二种写法，为避免行文标题冗长累赘，用文号代替上级来文，标题的写法可以是《××省人民政府关于贯彻国发[19××]××号文件的通知》。第三种情况是不囿于把贯彻二字体现在标题之中，按照机关、内容、文种的要求拟写标题，可以是《××省人民政府批转省卫生厅、省农业厅关于改革和加强农村医疗卫生工作的意见的通知》或者《××省人民政府关于改革和加强农村医疗卫生工作的通知》。

上述三种用法各有利弊，第一种用法体现了贯彻上级指示。但如层层照此办理，公文标题则冗长、累赘、拗口，出现“通知的通知的通知”现象。第二种用法，标题简练，但公文标题体现了“贯彻文号”，并未体现公文内容，也不便于工作中查询。相比之下，第三种用法既不累赘又能符合公文对标题的要求，不足的是在标题中体现不出贯彻上级指示这层意思。实践中，较好的方式是“贯彻文号加内容”，如上述通知的标题可用《××省人民政府贯彻国发[19××]×号文件加强农村医疗卫生工作的通知》。

第二节 通 报

通报与通知的形式相近，但又不同于通知:

1．作为文种，通知庞杂，含量大，形式多样，相比之下，通报内容、形式都比较单一。

2、在实践中，一部分传达上级指示精神的公文既可用通知也可用通报。在内容上通报不同于通知的特点是一般不提出工作上的具体要求以及需要组织实施的事项。 3．通报文风要朴实。文字表述要简洁明快，言之有据，切忌夸张渲染。无论是表扬还是批评，都要以严肃认真、实事求是的态度认真核准事实，防止拔高或扭曲事实。通报观点要鲜明，提倡什么，反对什么，要是非分明，忌含糊其辞。在行文篇幅上要详略得当，切忌把表彰通报写成报告文学，把批评通报写成情况纪实。

第三节 报 告

五、报告的格式与写作要点

1．报告是典型的上行公文，作为规范性公文的报告必须抬头，有明确的受理机关。报告原则上应只报一个直接上级机关或主管部门，必要时可抄报有关的上级机关或业

务部门。除有特殊要求者外，报告原则上不直报领导者个人，不应多头主送。有特殊规定的，报告抬头方可采取“×××并×××：”的形式发送。数机关联合行文报告的事项，原则上应报上级主办机关，其他送文单位可采取抄报的形式。

2．报告作为公文文种可分为两个大类：一类属于规范性公文的报告，即上述工作报告、情况报告、意见报告等，行文制发方面比较规范，可以单独成文；另一类报告属非规范性公文中的“报告”，如会议工作报告、调查报告、述职报告等。会议工作报告一般是法定代表按照规定章程向大会或委员会报告工作，提请会议代表审议。会议的工作报告一般不单独行文，需经会议通过后以决议的附件形式下发。调查报告、述职报告等其制发主体、送审程序、效力都不规范，所以列入非规范性公文种类 3．报告的主要内容不外乎向上级机关、主管部门汇报工作、报告情况、介绍经验，文风要平实，反映情况要客观，文字表述不可过多地堆砌修饰性用语。要以对组织负责、对上级负责、对工作负责的态度撰写文稿，忌文过饰非，目的是让上级机关、主管部门通过报告了解真实情况，以便作出科学决策，指导下一步的工作。 4．在公文处理的实践中，用报告代替请示、用报告代替函是文种使用混乱的突出问题，关于这个问题将在请示文种之后专题讲述。

第四节 请 示

五、请示的写作格式要点 1．不越级请示，不横向请示。 2．请示不应多头主送。 3．请示公文应一文一事。

4．请示件要有主报机关的明确意见。 5．请示件不下发。 六、报告与请示的区别

1．从公文处理上讲报告与请示的最大区别是，报告属阅件，请示属办件；报告一般不需要办理、回复，请示则应办理、批复，要有回音。 2．从功能上讲，报告主要是向上级机关汇报情况、反映问题，供上级机关决策参考；请示则主要是请求上级机关给予指示、解决困难、答复问题。

3．从内容上讲，报告的内容比较广泛，涉及的面可大可小，篇幅可长可短。请示则不同，内容比较单一，一文一事，基本结构就是事由、请示事项两部分，篇幅一般都不长。

4．在行文格式上，报告比请示较少限制。请示件原则只准报送一个主送机关，报告则无此严格规定；联合报告比较多见，联合请示则较少见；请示的结束语一般比较规范，如“当否，请批复”等，报告的结束则多种多样，无一定之规。

5．报告与请示的共同之点是，都是上行文，受文单位必须是上级机关。目前许多把不是上级机关的业务主管部门当作上级机关，将本来属于“函”这个文种的公文写成“请示、报告”，导致文种使用混乱，以下“函”中将详述。

第五节 批复

写作格式要点：

1．“批复”这一文种是上级机关为对应下级机关上报“请示”而设的，没有“请示”就无所谓“批复”。

2．批复的受文单位一般应是上报请示的直接下一级机关。批复不越级行文。有些中间转报的请示，批复的受文单位应是转报机关，不应向原报机关直接批复。 3．批复的一般结构是首先写明针对什么文件的批复，如首句为“你委《关于发行振兴××体育奖券的请示》(××体[1991]66号)悉”，尔后是批复内容。

4．批复内容篇幅都不长，涉及实质内容的公文，一般文字精炼，句句中的，言简意赅。同意性批复都不复述同意的理由。同意之后往往对落实批复内容提一些原则性要求。不同意的批复，往往要阐述原因、理由，但亦应简明扼要。有的不阐述理由，直接明了不同意。

5．批复件原则上一文一事，一个批复针对一件请示。有时数个下级机关上报请示同一件事，经研究同意后，分别行文批复，而不应一件批复数文。 6．批复一般无特别的结束语。有的为加重语气加“此复”、“特此批复”的字样，实际上是多余的。

第六节 意 见

意见格式与写作特点：

1．意见可以是下行文，可以是上行文，也可以是平行文。意见的这一特点是其他文种不具备的。

2．意见在行文格式上也具有较大的灵活性或者称之为不确定性。即意见可以抬头，也可以不抬头。可以直接行文，也可以要求上一级机关批转。成文时间、落款可以放在文尾，也可放在标题之下。

3．意见作为下行文，一般是上级机关对重大问题、重要事项、重要工作提出指导性、指示性的意见，对重要工作部署作出安排。在文字表述上一般是就某重大问题有感而发，有情况、有问题、有分析，有指导性意见。情况应真实、准确、简明、扼要；对存在问题的表述应一语中的，抓住要害，删繁就简，不必列举事例；分析应上升到理性，不可就事论事，而且应条理，针对性强；指导性意见应有一定理论高度。提出解决办法的措施要切实可行，操作性尽可能贴近实际情况。要防止头重脚轻。情况、问题、分析要简明，把重点放在指导性意见上。不可只提出问题，而没有解决办法和措施，这是意见的大败笔。

4．意见作上行文，在文字表述上应把重点放在解决问题的办法、措施上。另外，应特别注意，凡是本部门职权能解决、能办到的事项，不必在意见中出现。只有自身无法解决，本部门、单位的工作涉及其他部门，超出自己职权范围的事项，才在意见中表达清楚，争取上级机关认同，以上级机关名义批准、同意、批转、转发，达到促进工作的目的。在文头部分标注签发人姓名，在文尾加 “以上意见如无不妥，建议批转各地各部门执行” 字样，以便作办件运转。

5．实施意见都是下行文。不同于其他作为下行文的意见的特点在于，主题明确，就是围绕上级机关制定的某一重大问题、重大政策，结合本地本单位情况提出的贯彻意见，具体的解决办法。情况部分要求更简略，甚至不要情况，开门见山，开头即“根据上级某某文件精神，结合实际，特制定本实施意见”。行文中可将上级来文精神穿插其中。重点做好上级文件精神与本地本单位实际结合的文章，切忌照抄照搬。

6．意见作为平行文，在适用范围上一般系涉及两个或两个以上单位部门的事项，相互表达自己对某一问题的意见、见解。如《××省人民政府关于某某河边界走向的意见》。这类意见一是提出见解，带有商榷的意思；二是提出解决的办法，带有建议的性质

第七节 函

写作格式要点：

1．函是平行公文，其制发主体与受文单位是平行机关或不相隶属单位。

2．“函”作文种的使用，实质不在其内容上，而在于其形式上。如同样不属于本机关审批的事项请求批准，如审批权在上一级机关，则使用“请示”，如审批权在平行机关的业务主管部门，则使用“函”，其内容都是一样的。行文具体表现则在其标题上。如某省拟对外开放某港口，如该港口审批权在国务院，其行文标题即为“××省人民政府关于申请对外开放××港口的请示”；如审批权在交通部，其行文标题则为“××省人民政府关于申请对外开放××港口的函”。

3．函的形式多样，除列举的如申请函、建议咨询函、商洽函、照知函之外，还有一些，如召开会议的函、报送文件的函等。函的内容多样，形式不拘一格，一般来说，函的内容应一文一事，不宜一文数事，篇幅一般都比较简短。

4．用函请求批准事项、征询答复问题、商洽工作，受文单位研究同意的事项、答复问题应使用复函。请求批准单位的“函”结束语应使用“请复函”的字样。尽管有的单位在请求批准事项的“函”中结束语使用了“请审批”的字样，作为平行机关的主管部门对属本机关审批权限的事项表达同意或不同意意见的行文应使用“复函”，而不应用“批复”。如同级政府所属经委向计委要求追加基建经费的函，计委同意后的行文标题应为“×××计委关于同意追加部分基建经费的复函”，抬头是“×××经委”。不应写为“×××计委关于同意追加部分基建经费的批复”。行文中应“函复如下”，而不应“批复如下”。

5．函的发送单位不是那么规范，需商洽单位多时可用“各有关单位”代替，比较灵活，有时抬头还可以采取一文多发的形式，即函的内容一样，分别抬头给各有关单位。 6．函的结束语，请求批准、征询类函，一般使用“请函复”的字样。答复函、通报函可以用“特此函复”、“特此函告”或者什么都不用。

第八节 会议纪要

会议纪要格式要点：

1．会议研究确定的事项、会议精神需有关方面遵守执行的，都可以形成会议纪要。一般来说例行会议、工作会议、协调会议多把会议决定事项写成纪要行文执行。会议纪要顾名思义，就是把会议的要点加以记录整理。会议纪要与会议决议的不同在于，一般来说只有按照法定组织程序产生的正式会议才形成决议。工作会议、协调性会议不形成决议，而形成纪要。

2．会议纪要的一般写法是时间、地点，什么人主持召开了什么会议，对什么问题进行了研究，作以纪要，把会议形成的一致意见和需要说明的问题提纲要点式地一一列明。会议纪要最常见的写法是：“会议听取了××单位×××同志关于××问题的汇报。”尔后在决定事项前应有对汇报内容的简要摘述，使决定内容有针对性，以保证纪要内容的完整性。会议纪要要求对实质性决定内容的表述要条理、明确，不含歧义，特别是对与会各方应承担的义务、职责、权利，涉及资金的列支渠道、数额、比例、时限等要清清楚楚、明明白白，以便于执行、检查落实。一般情况下，会议纪要应把出席会议的单位、人员写明。法定例会，应出席会议而未出席的应注明原因。 3．会议纪要的形式一般是会议名称加文种。小型专题会、协调会也有不写会议名称，仅用“会议纪要”作标题的。再是例会以会议纪要作套头文件，单独编会议纪要文号的，则不使用标题。会议纪要本身是一个文种。会议纪要直接下发具有记载和传达会议精神的功能。因此，实践中不应提倡再以通知的形式印发。 4．会议纪要除以机关名义行文印发通知时抬头外，一般不抬头。但不管以什么形式印发，均应有明确的发送单位。

5．会议纪要落款时间一般在标题或文头之下。会议时间与落款时间不一的，其生效时间应以落款时间为准。以机关名义印发的，应以机关印发时间为准。

第一节 调查报告

调查报告写作说明：

1．调查报告的标题绝大多数使用调查内容加文种的方式。如《关于当前棉花购销体制改革的调查报告》、《关于××公路“1．21”特大交通事故的调查报告》等。个别也有以“调查报告”作标题，不写调查内容。极少数在内容、文种前加调查主体，如《“1．21”事件调查组关于……的调查报告》。

2．调查报告发送单位无所指，不抬头。调查报告的目的是供有关方面决策参考，发送范围可大可小，小到仅送少数领导，大到在全国性报纸上登载，伸缩性很大。 3．调查报告的结构一般是分三个部分：起因部分、调查情况和事实部分、结论和建议部分。起因部分交待调查的起因、基本情况，如调查主体、调查时间与地点、被调查对象、调查方式与经过等，一般用极简朴的语言进行概括。调查情况、事实部分是调查的主要内容，是了解掌握客观事物的实际情况，以便从中引出合乎道理的结论。结论、建议部分是根据调查而作的分析,得出结论，并提出对策、建议。一般来说，调查报告这样三个部分眉目比较清楚。

4、一般应注意以下几点：一是内容的真实性、客观性、全面性。二是结构的条理性、逻辑性、严肃性。三是语言简洁、文风朴实。调查报告以写实、综合、分析为主，用简洁明快的语言把客观情况如实道来即可，不必作过多的语言修饰，不必作细腻的描写或过分的渲染。这是调查报告不同于报告文学的显著特征。 5．调查报告的落款。调查报告一般以直接调查者为制发主体，如落款为×××调查组，一般不以机关名义落款。 6．调查报告一般不鉴印。

第二节 工作计划类公文

计划写作特点：

1．计划的标题分三种情况：一是机关加内容加文种，如《××省××厅××××年工作计划》；二是内容加文种，如《关于接待××代表团工作方案》；三是仅有文种，如《工作计划》。

2．计划类公文的共同点是对下一步工作提出目标、要求、打算、安排，因此，在写作特点上应突出指导性。 3．计划类公文具体行文格式也不规范。

4．工作计划类公文往往以“白头文件”形式印发，因此，除一部分重要的规划、计划需要以机关名义以通知形式印发外，大部分不落款不鉴印，或只落款不鉴印。

第三节 工作总结类公文

工作总结写作说明：

1、总结的标题最一般是机关加内容加文种。内容以时间为主的如《×××厅关于××××年工作总结》；以专题为内容的总结标题如《××省综合治理办公室关于清理淫秽音像制品专项斗争的工作总结》，这种标题的好处是看完标题即可对全文有个概括的了解。

2、总结的结构一般分三部分：第一部分，总结概述，提纲挈领地用最精炼的语言对前一段工作作出评价。这一段是总结中最精炼的部分，概括得好、中肯贴切、事实求是，是衡量总结质量的标志。第二部分是总结的内核，通常分若干小题目，把工作的成绩、经验条理化，使之重点突出，眉目清晰，这一部分关键是把题目提炼好，把事例作精心筛选、精心组织、精心安排。第三部分，存在问题和今后打算。问题要找得准、切中时弊。今后的工作打算，要建立在已有的成功经验和失败教训的基础之上。

3、很难说总结是上行文、下行文还是平行文。应当说总结报告给上级时是上行文，发给下级时是下行文，送给平行机关是平行文。总结是中性行文。一般情况，在结尾加注：“以上总结，如有不当请指正”，请谁指正并无所指，可以说一切对总结有关的方面都可以予以指正。因此，在行文格式上，总结大多数情况是上报下发不抬头，结尾连“请指正”的话也可不要。

第四节 讲话稿类

一、工作报告

1、工作报告在内容要求上不同于一般的讲话，事前一般由会议的常设机构或法定组织经过一定程序的研究，尔后提请大会审议，由法定责任人代表向规定的会议报告工作。工作报告的内容体现的不是报告人的个人意见，而是组织意见，并且完全是组织意见，不像其他讲话那样通常使用“以上意见，仅供参考”之类的谦词。

2、在行文格式上，工作报告与一般讲话也有较大不同。工作报告往往有两个标题：主标题和副标题。主标题是从报告内容中提炼出来对报告起画龙点睛作用的。工作报告副标题与一般讲话也不同，为了表示庄重起见，往往把时间、会议、文种和报告人都纳入副标题之中，会议名称用全称而不用简称。如××省省长在省八届一次人代会上的工作报告，主标题为《解放思想 团结奋进夺取改革开放和现代化建设的新胜利》，副标题才是《××××年×月××日在××省第八届人民代表大会第一次会议上的政府工作报告》，标题之下是报告人的职务、姓名。

3、要写好工作报告，首先要深入调查研究，掌握大量资料，认真把握领导意图，反复酝酿写作纲目。只要纲目成熟了，报告就算有了一半的把握。在具体写作上，应根据领导意图，体现以下要求，即主题鲜明、重点突出、顾及全盘、高度概括、数据翔实、少举事例、层次清楚、语言庄重。要面面俱到，又要突出重点，对工作的经验，要高度概括，言简意赅，一般不要列举事例，但要有各方面的翔实的数据，用准确的数据说明问题。对今后工作的打算安排，层次要清楚，前后要衔接，便于贯彻。 4、工作报告的抬头称谓也比较规范，如党代会工作报告开头一般称“同志们：”，人代会一般称“各位代表：”，政协会一般称“各位委员：”，不像其他讲话称谓有较大的灵活性。

5、工作报告用语庄重，口语化的倾向不明显，并避免过分口语化。工作报告临场报告人不脱稿，不临场发挥。工作报告务求用词用字准确，明白无误。 二、工作会议、专业会议讲话 写作说明：

工作会议讲话标题一般使用“×××同志(或职务)在×××会议上的讲话”作标题。少数为突出主题另外加主标题的，主标题之下再标副标题。讲话时间在标题之下、称谓之上，加括号。工作会议讲话的称谓通常使用“同志们：”抬头。

工作会议讲话，内容应力求简明扼要，条理清晰。有些工作会议、专业会议讲话稿可以采取提纲式。工作会议讲话可较多地使用口语化语言，允许临场脱稿发挥，由于讲话人代表一定组织，凡经组织研究确定的原则，内容不当时由组织负责，临场发挥内容不当的应由本人负责。因此，不少讲话稿结尾使用“以上意见，仅供参考”，“以上意见，不当之处请批评指正”的字样。 三、开幕词、闭幕词、主持词

开幕词一般是在正式的大型的重要会议上由会议主持人宣布会议开幕同时向与会人员介绍会议的组织情况、指导思想、意义、任务、议程等并对参加会议人员表示欢迎祝贺祝愿等。开幕词的基本要求是简洁明快、语言流畅，使会议之始即形成隆重、热烈的气氛。

闭幕词是会议结束时由会议主持人对整个会议作简要总结、评价同时对会议贯彻落实提出会后的工作任务、要求，发出号召等。

主持词是会议主持人主持会议时有关会议议程等内容的讲稿。一般工作会议，不单独致开幕词，主持词即为开幕词，大型重要会议，会议日程安排致开幕词当作别论。 四、发言稿

发言稿是发言人在公众场合发表意见时事先准备的文字材料。常见的发言稿有典型发言、向会议介绍经验的发言，这是常见的形式；会议发言，由发言人按照会议程序安排，代表一定组织在大会表示本单位或个人意见。 五、祝词、贺词

祝词是举行典礼、大型会议、宴会时，主持人或祝贺人表示良好愿望或祝贺之意的讲话。有祝酒词、奠基祝词、庆典祝词、会议祝词、开业祝词等。 祝词的要领是简短得体，恰如其分，热情洋溢，言真意切。 六、说明、汇报提纲

说明是在会议上就某一问题作情况介绍时使用的讲话材料。说明的要点是以第三者的态度陈述事实经过，一般不加说明人的观点、倾向。

汇报提纲是由汇报人就一个阶段的工作或某个问题向领导机关或有关方面的人员介绍情况时使用的发言材料。汇报提纲的要点是条理清晰，提出问题，谈出汇报人的意见以及解决问题的措施办法等。 七、讲话稿类公文写作格式要点综述

1、讲话稿的称谓。讲话稿称谓根据会议与会人员实际情况确定，最常用的称谓是“同志们：”。由于会议性质不同，习惯的称谓也多种多样：如向人代会报告工作用“各位代表：”，向委员会报告工作用“各位委员：”，新闻发布会习惯用“各位领导、各位来宾、朋友们、同志们：”，有国际友人参加的招待会、酒会习惯用“女士们、先生们，朋友们、同志们：”，有的还在称谓前加敬词，如“尊敬的××们：”。特别场合，讲话稿的称谓可将主持人、重要来宾的姓名、身份列在一般称谓之前，如“主席先生、各位代表：”、“尊敬的××总统阁下、各位来宾、女士们、先生们、朋友们：”等。

2、讲话稿不同于其他文字材料的突出特点是行文要口语化，用语简洁明快，适当讲究声韵，一般不使用语言结构复杂的多重复句和拗口的句子。

3、讲话稿类公文除正式会议通过的工作报告外，原则上不以规范性文件印发。特殊情况需要以文件印发执行时，使用《×××(机关)印发××××讲话的通知》的形式下发。一般情况下，需要会外人员阅知的讲话稿，可使用参阅文件、情况通报的形式印发，或加按语或不加按语，但不作为正式文件贯彻执行。

最后，讲话稿的最终目的是为了在公众场合讲话。讲话人的口头表达能力、演讲能力、口才在很大程度上决定着讲话稿发挥作用的效果。应根据讲话人的性格特点起草讲话稿。

第五节 简报信息类公文

1、简报信息类公文与其他非规范性公文格式不同之处是有相对固定的文头、相对固定的制发主体，一般以文种作套红文头。制发主体、时间、编号均在文头之下、正文

之上。

2、同一期简报信息类公文的正文可由几个不同内容的文字组成，各成篇目，互不联贯。不同文字的内容在文体上应有一个共同的特点，就是短小、精炼，标题鲜明，与短新闻有诸多相似之处。

3、没有不载有信息的简报，但并不能就此把简报与信息划等号。信息讲求实效性，要经过筛选，而有些简报如内情通报、参阅件等则根据不同的编发重点，常常刊载长篇幅的领导讲话、理论文章等。信息具有共享性，而有相当一部分简报内容则需控制送达范围，特别是涉及未经查实的重大事件的进展情况等的内情通报、参阅件等，不允许广为传播，有些还要划定密级。

4、编发简报信息除直接采写的内容外，一般应在文末用括号标注内容来源，以便查询，特别是未经核实的情况信息，应特别注意加注“消息来源未经核实”字样。 5、简报信息类公文一般应将发送单位标注在文后，如范文1。没有划定密级而又不适于新闻媒介广为传播的内容，应加注“内部材料，注意保存”字样。

第六节 书信类公文

一、贺信(电)

1、下列情况一般都可以发送贺信：某项工作取得突破性进展或获巨大成功，上级机关可发贺信；重大会议召开，有关单位致贺；某单位、公司、团体成立、周年致贺；某人当选荣任要职，有关方面致贺等。

2、贺信标题，一般情况，张贴的贺信可以文种作标题，上方居中两个大字“贺信”即可。郑重的贺电的标题由制发主体、事由、文种三部分组成。如《国务院致××运载火箭发射指挥部的贺电》。

3、贺电与慰问信相同之处在于，贺信贺电抬头称谓有关方面要无一遗漏。

4、贺信结构一般由事由和贺词两部分组成，事由部分主要评价事由的意义、作用，贺词部分除表示祝贺外，要表示祝愿和希望。贺信往往在公众场合当众宣读，因此其语言特点应便于上口。贺信篇幅不可太长，一般以不超过1000字为宜。 5、贺信落款用全称以示庄重，一般可不鉴印。 二、慰问信(电)

1、在书信公文中，慰问信是较正规的一种。一般是上级向下级机关发慰问信。慰问信如用电报传输则称慰问电，其内容一样。

2、慰问信标题一般由机关加事由加文种组成，如《国务院致云南大理遭受地震灾害群众的慰问电》、《××省政府致奋力扑灭××大火的干部职工群众的慰问信》。 3、慰问信应有明确全面的称谓，即慰问对象，凡标题中不能完全表达的，应在抬头称谓中无一遗漏地表达。

4、慰问信结构一般由事由、慰问之意和希望、祝愿三部分组成。对做出突出成绩的慰问，事由部分应作重点，对成绩的评价应全面而充分。对遭受不幸的慰问，希望、祝愿部分作重点，目的在鼓起被慰问者的信心，言真意切，使对方感到温暖，受到激励。落款一般用机关单位全称，以示庄重。 三、公开信

1、公开信一般由两部分组成：一是起因，即公开信的原因、目的、意义等；二是公开信的内容，即以公开信的形式宣布的政策、规定、要求以及发出号召、提出的建议等。

2、写公开信要善于把握群众情绪，取得广泛的群众基础，方能产生“一呼百应”的效果。关键在于制定的政策要切合实际，号召容易引起共鸣，建议简捷易行，在语言的运用上，既要文风朴实，又要有一定的煽动性，既要以理服人，又要以情动人。

3、公开信一般应有抬头称谓，即公开信致信对象。个别公开信无确定对象的，也可以不写称谓。 四、申请书

1、申请书行文主体一般是个人，受文主体一般是组织或上级领导。申请书的抬头称谓应是直接上级领导或直接主管部门。

2、申请书的内容一般由两部分组成：一是提起申请的因由；二是个人愿望和需要解决的问题。理由部分应充分，个人要求应明确具体。 3、申请书应落款。如托别人代笔，应由本人签字，通常采取签字、划押的办法，盖个人私章或按手印以示郑重。 4、申请书作为非规范性文书，原则上也不应多头报送。